Rechnungskontrolle / 3 Way Matching

Ist einer von mehreren Schritten in der Rechnungsbearbeitung und erfolgt sowohl sachlich als auch formell. Während bei der formellen Prüfung auf die Einhaltung formeller Vorschriften geachtet wird, erfolgt bei der sachlichen Prüfung eine Kontrolle hinsichtlich Artikel, Preis und Menge. Konkret erfolgt ein Vergleich der Bestellung, dem Lieferschein und der Rechnung. Das Ziel beim 3-Way-Matching ist es, das Risiko von finanziellen Verlust und Betrug zu senken.

3-Way-Matching wird in der Hotellerie wie folgt durchgeführt:

  1. Das Hotel gibt bei seinem Lieferanten eine Bestellung auf
  2. Der Lieferant erhält die Bestellung und liefert die Ware an das Hotel. Gemeinsam mit der Lieferung wird auch ein Lieferschein gestellt.
  3. Das Hotel prüft die Lieferung und stellt sicher, dass die bestellte Ware auch entsprechend geliefert (Qualität, Vollständigkeit) wurde.
  4. Zumeist in Form einer Sammelrechnung stellt der Lieferant eine Rechnung auf Basis von ein oder mehreren Lieferscheinen.
  5. Hier erfolgt das eigentliche 3-Way-Matching: Es wird überprüft, ob das Bestellte entsprechend geliefert wurde und das Gelieferte auch korrekt in Rechnung gestellt wurde. Nur wenn diese Punkte übereinstimmen wird entsprechend eine Rechnung akzeptiert und zur Zahlung freigegeben.
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