Die neue Art des Bestellens

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Der zweite Teil unserer Blog-Reihe über die Zukunft der Warenwirtschaft ist da! In dieser Woche beschäftigen wir uns mit der zentralen Frage: Wie profitieren Hotels von der Digitalisierung des Einkaufsprozesses? Lesen Sie über die unterschiedlichen Möglichkeiten, wie der Einkaufsprozess in der Hotellerie digitalisiert werden kann.

Nach dem Kick-off letzte Woche mit dem ersten Blogpost unserer Serie wollen wir mit diesem Teil direkt in den Warenwirtschaftsprozess reinspringen und uns diese Woche auf das Bestellwesen konzentrieren.

Der Einkauf in der Hotellerie ist vor allem durch eines geprägt – Komplexität. Über eine Vielzahl von Kanälen wie Telefon, E-Mail, verschiedenste Web-Portale, WhatsApp und viele mehr müssen tagtäglich über die verschiedenen Abteilungen hinweg bei 15–20 verschiedenen Lieferanten Bestellungen aufgegeben werden. Das bei sich ständig ändernden Preisen, wöchentlich neuen Angeboten und verschiedenster Lieferantenkonditionen. In Zukunft wird dieser Prozess digitalisiert, an einem Ort zentralisiert und mit intelligenten Entscheidungshilfen optimiert. Diese Zukunft kann man mit der All-in-One Warenwirtschaft von AVISIO schon jetzt erleben.

Die Digitalisierung im Bestellwesen eines Hotels ist weit umfangreicher als es auf den ersten Blick erscheint. Viel mehr als nur zentrale Anlaufstelle zur digitalen Bestellaufgabe handelt es sich bei AVISIO um eine ganzheitliche Lösung für das Bestellwesen. So werden Mitarbeiter bei täglichen Bestellprozessen unterstützt:

  • Bedarf: Welche Ware muss ich bestellen?
  • Bestellzeitpunkt: Wann muss ich ein bestimmtes Produkt bestellen?
  • Bedarfsmenge: Welche Menge muss ich bestellen?
  • Lieferantenentscheidung: Bei welchem Lieferanten bestelle ich?


Welche Waren muss ich wann bestellen?

Wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Bestellwesens ist die Sicherstellung, dass stets die benötigte Ware im Haus ist und somit der Service beim Gast garantiert werden kann. Mit der AVISIO Warenwirtschaftslösung wird dieser Aspekt stark verbessert und vereinfacht. Auf Basis von Echtzeit-Lagerständen in den verschiedenen Lagerstandorten für das jeweilige Produkt kann stets festgestellt werden, ob eine Bestellung erforderlich ist. Läuft ein Produkt Gefahr innerhalb des nächsten Bestellzyklus aufgebraucht zu werden, gibt es einen entsprechenden Hinweis hierzu. Zusätzlich kann während der Bestellung nicht nur die Lagerstände eingesehen werden, sondern die gesamte Bestellhistorie für das Produkt – lieferantenübergreifend. So kann stets nachvollzogen werden, wann die letzten Bestellungen, zu welchem Preis, in welcher Menge und bei welchem Lieferanten getätigt wurden. Durch diesen vollständigen Kontext kann sichergestellt werden, dass die richtige Bestellentscheidung getroffen wird.


Welche Menge muss ich bestellen?

Unter Berücksichtigung von Food Waste und Lagerhaltungskosten spielt die Entscheidung hinsichtlich der Bestellmenge einen wesentlichen Faktor. Häufig erfolgen Bestellungen auf Basis von ungenauen Schätzungen, Vermutung oder schlicht die Bestellmengen der Vorwoche. Speziell im Food-Bereich sind Überbestellungen oft mit enorm hohen Kosten verbunden. Die Problemstellung bei der Ermittlung der optimalen Bestellmengen ist zumeist der enorme Aufwand, der mit einer genauen Schätzung verbunden ist. Mit AVISIO wird dieser Prozess vereinfacht und ein optimales Einkaufen wird durch den Klick von nur einem Button ermöglicht. Unter Berücksichtigung von aktuellen Lagerständen und von hotelspezfiischen Gästeinformationen wie z.B. Alter, Herkunftsland, Konsumationshistorie, etc. werden optimale Bestellmengen vorgeschlagen. So wird sichergestellt, dass der Stammgast, der jedes Jahr zu Weihnachten kommt, auch dieses Jahr seine Weinrarität bekommt.

Bei welchem Lieferanten bestelle ich?

Nachdem jetzt festgestellt wurde, welche Produkte ich wann und in welcher Menge benötige, gilt der letzten Entscheidung im Bestellprozess der Lieferantenauswahl. Berücksichtigt man die sich ständig ändernden Preise, wöchentlich neuen Angebote und der schieren Anzahl an Produkten war es bisher unmöglich den Überblick zu behalten und Preise zu vergleichen. Stattdessen hat man sich bisher zumeist auf einen Lieferanten festgelegt, ohne regelmäßige Preisvergleiche durchzuführen. Dies wird auch in Zukunft der Fall sein – gerade unter Berücksichtigung der Boni-Strukturen ist ein Einkauf bei wenigen Lieferanten vorteilhaft. So definiert man auch in AVISIO seinen Standardlieferanten für ein Produkt/für eine Produktkategorie. Allerdings hat man darüber bei der Durchführung der Bestellung in Echtzeit Preise der verschiedenen Lieferanten und so z.B. von einem möglichen Angebot bei einem anderen Lieferanten profitieren.


Und noch vieles mehr!

Darüber hinaus nutzt das Bestellwesen der Zukunft den digitalen Prozess zu seinem Vorteil. So kann zum Beispiel der Prozess der Bestellfreigabe (engl. Requisition Prozess), der bisher auf ineffizienten, bürokratischen Wege zumeist in der Kettenhotellerie gelebt wurde, auch auf einfachem, digitalen Wege erfolgen. So können mit AVISIO Bestellungen – bevor sie direkt beim Lieferanten landen – durch den Vorgesetzten freigegeben werden. Weiters können mit AVISIO individuelle Bestellvorlagen erstellt werden, sodass wiederkehrende Bestellungen nur noch einen Klick entfernt sind. Zu guter Letzt: die Analysemöglichkeiten. Dadurch, dass alle Prozesse auf digitalem Wege vonstattengehen, können diese laufend ausgewertet und strategische Entscheidungen getroffen werden.

Zusammenfassend bringt die Warenwirtschaft der Zukunft Übersicht, Effizienz und Einfachheit in das Bestellwesen. Bisher Komplexes wird einfach – bisher Ineffizientes wird effizient. Mit einer All-in-One Warenwirtschaftslösung wie AVISIO wird eine ganzheitliche Digitalisierung des Bestellwesens ermöglicht. Finden Sie heraus, wie AVISIO auch Ihrem Bestellwesen helfen kann und vereinbaren Sie noch heute eine Online Demo mit unserem Vertriebsmitarbeiter.

Machen Sie sich am besten selbst ein Bild über unsere All-in-One Lösung und vereinbaren Sie eine Demo bei unserer Vertriebsmitarbeiter.

Auch nächsten Freitag werden wir einen spannenden Blogpost über die Zukunft der Warenwirtschaft posten. Neben den vielen wertvollen Informationen gibt es stets spannende Neuigkeiten, die Sie nicht verpassen sollten. Abonnieren Sie unseren Newsletter, um stets am laufenden gehalten zu werden.

Bis zum nächsten Freitag!

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