Die Warenannahme als Bindeglied von Einkauf und Lager

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Der dritte Teil unserer Blog-Reihe über die Zukunft der Warenwirtschaft ist da! In dieser Woche beschäftigen wir uns mit der zentralen Frage: Wie läuft eine Warenannahme auf digitalem Wege ab? Lesen Sie über die unterschiedlichen Möglichkeiten und ihre Vorteile, wie die Warenannahme in der Hotellerie digitalisiert werden kann.

Nachdem letzte Woche der zweite Blogpost den digitalen Einkaufsprozess im Fokus hatte, beschäftigen wir uns heute mit der digitalen Warenannahme. Mit diesem dritten Teil wollen wir die nächste Stufe des digitalen Warenwirtschaftsprozesses hervorheben und einen Überblick über die digitale Warenannahme geben.

Die hohe Lieferantenanzahl und die Vielzahl an Lieferungen jede Woche sind eine große Herausforderung für die Hotelverwaltung. Die Wareneingänge müssen koordiniert und abgestimmt werden, sodass die Prozesse problemlos ablaufen können. Zusätzlich sind die Bestellungen in der Hotellerie nicht einheitlich, sondern umfassen eine hohe Anzahl an verschiedene Artikel die an mehrere Orte im Hotel gelagert werden. Da Lieferscheine in der Regel in Papierform übergeben werden, ist jede Bestellung auch mit Verwaltungsaufwand verbunden, denn sie müssen kontrolliert, erfasst und registriert werden. Aus diesen Gründen entsteht ein großes Fehlerpotential in der Warenwirtschaft und es ist nahezu unmöglich einen gesunden Überblick über die zahlreichen Wareneingänge zu behalten.

Die Warenannahme ist ein wesentlicher Aspekt des Warenwirtschaftsprozesses, da sie als Bindeglied zwischen Einkauf und Lagerhaltung agiert. Die Annahme stellt sicher, dass eine ordnungsgemäße Lieferung stattgefunden hat und nur qualitativ hochwertige Ware ins Lager und damit letztlich an den Gast gehen. Bisher wurde die Warenannahme allerdings zumeist vernachlässigt – zwar finden Überprüfungen statt und werden bei Lieferanten reklamiert, jedoch werden diese Überprüfungen und mögliche Reklamationen nicht systematisch erfasst. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass eigentlich abgelehnte Ware trotzdem vom Verkäufer in Rechnung gestellt. Auch Lieferantenentscheidungen können nicht auf Basis von qualitativen Daten durchgeführt werden – da schlicht und einfach die notwendigen Informationen nirgendwo erfasst werden.

Die Warenwirtschaft der Zukunft in der Hotellerie ermöglicht eine komplett digitale Abwicklung der Warenannahme. Aus Basis der auf digitalem Wege erfolgten Bestellung wird die Lieferung auf Richtigkeit überprüft. Wurden die richtigen Produkte in der korrekten Menge und Qualität geliefert? Mit der Annahme der Ware werden die Waren auch direkt dem korrekten Lager zugewiesen. So wird sichergestellt, dass stets der Überblick wo welche Ware liegt, aufrechterhalten. Eine mögliche Reklamation kann durch einen Klick bei dem Lieferanten durchgeführt werden. Diese Vorgänge werden im Hintergrund erfasst und können jederzeit im Detail nachvollzogen und ausgewertet werden. Damit wird dem Mitarbeiter ein besserer, einfacher und vor allem schnellerer Prozess gewährleistet.


Papierlieferschein hat ausgedient

Nachdem eine Bestellung digital abgewickelt und an den Lieferanten übermittelt wurde (mehr dazu finden Sie im zweiten Teil der Blog-Reihe), spielt der Lieferant die Information der anstehenden Lieferung inkl. gelieferte Ware zurück an das Hotel. Wie ein klassischer Lieferschein werden die wesentlichen Informationen zu Artikeln, Artikelmenge, Lieferdatum, etc. übermittelt.

In AVISIO werden diese Informationen aus dem elektronischen Lieferschein mit der aufgegebenen Bestellung automatisch gegengeprüft und etwaige Diskrepanzen aufgezeigt. Im Rahmen der Warenannahme wird nicht nur kontrolliert, ob die gelieferten Waren mit dem Lieferschein übereinstimmen, sondern auch ob die gelieferten Waren auch tatsächlich bestellt wurden.


Echte Eingangskontrolle

Die Eingangskontrolle stellt einen wesentlichen Bestandteil der Warenannahme dar. Sie wesentlicher Bestandteil der Qualitätssicherung und der Kontrolle. Im Wesentlichen muss auf folgende Aspekte muss besonders geachtet werden:

Das richtige Produkt: Bei großen Bestellungen ist die Fehlerrate hier nicht zu unterschätzen. Gerade im Beverage-Bereich ergibt sich ein Problem, da sich die verschiedenen Artikel nur minimal voneinander unterscheiden. Ein Beispiel sind Weine von verschiedenen Jahrgängen. Dieses Vorgehen kann zusätzlich durch die Nutzung eines Barcodescanners unterstützt werden. So kann man sofort erkennen, ob das eingetroffene Produkt tatsächlich auch bestellt wurde bzw. auf dem Lieferschein verzeichnet wurde.

Die richtige Menge ist ein weiterer Aspekt, dass bei der Eingangskontrolle sehr oft vernachlässigt wird. Bestellungen mit einer Vielzahl von Artikeln können häufig fehlerhaft sein. Schafft man es nicht, die gelieferte Menge mit dem Lieferschein gegenzuprüfen, resultieren daraus unnötige Kosten. Denn: alle nicht reklamierten Waren, die auf dem Lieferschein aufscheinen werden auch entsprechend in Rechnung gestellt.

Die richtige Qualität: Letztlich ist der wichtigste Aspekt – vor allem bei der Überprüfung von Waren im Food-Bereich – die Sicherstellung der Qualität. Die digitale Warenannahme ermöglicht es dem Hotelier schon bei der Warenannahme sicherzustellen, dass die Waren in der vereinbarten Qualität geliefert wurden. Die Waren werden dabei auf HACCP-Konformität überprüft. So wird z.B. durch die Überprüfung des Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) Waren, die zu nahe am MHD sind erst gar nicht akzeptiert. So wird Food Waste reduziert, bevor er wirklich anfallen kann.


Mit AVISIO wird dieser gesamte Prozess systematisch erfasst, sodass im Zuge einer Eingangskontrolle der Lieferant mit einem kurzen Kommentar oder Foto aufmerksam gemacht werden kann.


Warenannahme als Bindeglied zum Lager

Die Ware wurde geliefert und wird entsprechend in den verschiedenen Lagerstandorten platziert. Die Zukunft der Warenwirtschaft bildet diesen Prozess digital ab und mit erfolgreicher Durchführung der Warenannahme wird das Lager in Echtzeit. Mit AVISIO wird dies gemeinsam mit der oben beschriebenen Eingangskontrolle durchgeführt. Obwohl Produkte standardmäßig an einem bestimmten Lagerstandort eingelagert werden, kann es vorkommen, dass bestimmte Waren an einem anderen Standort abgelegt werden. Um trotzdem den Überblick darüber zu behalten, welche Produkte in welchem Lager liegen, ist es sinnvoll, schon bei der  Warenannahme den jeweiligen Lagerstandort zuzuweisen. Bei AVISIO kann der Nutzer dies auf einfache Weise während der Warenannahme festhalten.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die digitale Warenannahme dazu da ist um den Überblick zu behalten und dem Hotelier von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben zu entlasten.


Was verbindet die digitale Warenannahme mit der digitalen Bestellung

Eines ist sicher, die Digitalisierung dieser Prozesse bringt Übersicht, Effizienz und Einfachheit in der Warenwirtschaft. Bisher Komplexes wird einfach – bisher Ineffizientes wird effizient. Als All-in-One Warenwirtschaftslösung umfasst AVISIO den ganzen Kreislauf der Warenwirtschaft in dem Hotel. Finden Sie heraus, wie AVISIO auch Ihrem Hotel helfen kann und vereinbaren Sie eine Online Demo mit unserem Vertriebsmitarbeiter. Auch nächsten Freitag werden wir einen spannenden Blogpost über die Zukunft der Warenwirtschaft posten. Neben den vielen wertvollen Informationen gibt es stets spannende Neuigkeiten, die Sie nicht verpassen sollten. Abonnieren Sie unseren Newsletter, um stets am laufenden gehalten zu werden.

Bis zum nächsten Freitag!

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