Inventuren, die Spaß machen

von 
Shuyi Ye
Der vierte Teil unserer Blog-Reihe über die Zukunft der Warenwirtschaft ist da! In dieser Woche beschäftigen wir uns mit der zentralen Frage: Wie hilft eine digitale Inventur die Effizienz eines Hotels zu steigern? In nur wenigen Leseminuten wird Ihnen die Vorzüge einer effektiven Digitalisierungsstrategie nähergebracht. So können Sie sich für Ihre digitale Zukunft wappnen.

Nach dem spannenden Artikel über die Digitalisierung der Warenannahme aus letzter Woche wird Ihnen heute die digitale Inventur nähergebracht. Hier können Sie über die vergangenen Artikel zur Warenannahme nachlesen.

Diese Woche befassen wir uns mit der Zukunft der Inventur in der Hotellerie. Die Inventur besteht in der systematischen Zählung der Lagerbestände, die in den allermeisten Fällen zu kurz kommt. Obwohl allein schon der Faktor Schwund mit durchschnittlich 3% bis 5% des jährlichen Wareneinsatzes (laut einer Studie der Prodinger Tourismusberatung) zu Buche schlägt, kommt die Inventur als wesentliches Kontrollinstrument zumeist zu kurz.

Der Grund weshalb Hotelbetriebe auf die Durchführung von Inventuren verzichten ist relativ simpel: Trotz eines extrem hohen Zeitaufwand in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Inventur, sind die Ergebnisse zumeist ungenau, fehleranfällig und zumeist schwer auswertbar.

Die Warenwirtschaft der Zukunft muss einen Weg schaffen, dass die Durchführung einer Inventur schnell, einfach und proaktiv bei etwaigen Differenzen sein.

Vorbereitung

In der Vorbereitung muss zuallererst eine Inventurliste erstellt werden. Aktuell werden zumeist Lieferscheindaten in eine Excel-Tabelle eingespielt. Im nächsten Schritt müssen diese Daten dann manuell abgeglichen werden, denn: Der identische Artikel im Lager könnte von mehr als einem Lieferant bezogen werden, aber scheinen zunächst mit unterschiedlicher Bezeichnung auf. Sobald dieser aufwendige Prozess erledigt wurde, hat man eine Excel-Liste die oft mehrere Tausend Artikel umfassen. Das Problem zu diesem Zeitpunkt: Man weiß nicht, in welchem Lager diese Ware aktuell gelagert sein sollte. Damit steht man dann zumeist vor dem Problem, eine ellenlange Liste an Artikel durchzuarbeiten – in der Hoffnung einen Artikel zu finden der tatsächlich an diesem Lagerstandort sich befindet.

Die Warenwirtschaft der Zukunft erfordert keinerlei Vorbereitung. So kann mit AVISIO durch einen Klick eine Inventur gestartet werden. Durch das laufende Erfassen des Lagers weiß das gesamte Team stets an welchem Lagerort, welches Produkt, Material oder Lebensmittel liegt. Inventurlisten muss nicht mehr auf Basis von Lieferscheininformationen erstellt werden. Zu diesem Zeitpunkt kann bereits auf eine perfekt gepflegte Inventurliste zurückgegriffen werden. Es werden nur jene Produkte angezeigt, die im jeweiligen Lagerstandort auch tatsächlich gelagert wurden.


Inventur – getrimmt auf Einfachheit

Mit der Warenwirtschaft der Zukunft ist man auch nicht länger auf unzählige Seiten einer gedruckten Excel-Liste und einem Stift angewiesen, sondern die Mitarbeiter im Hotel können mit einem Smartphone oder einem Tablet die Zählung direkt durchführen. Neben einer intuitiven Suche und Filtermöglichkeiten kann die manuellen Eingabe in die Software mithilfe eines Barcode-Lesegeräts oder unter Zuhilfenahme der Smartphone- oder Tablet-Kamera vereinfacht werden. So können Artikelstrichcodes gescannt werden, damit auch sicher der richtige Artikel gezählt wird und der Arbeitsprozess noch rascher erledigt werden kann.

Um maximale Effizienz in der Durchführung der Inventur zu erzielen, gilt es den Zählprozess möglichst individuell zu gestalten. So wird mit AVISIO im Rahmen der ersten Inventur nicht nur die Anzahl der einzelnen Artikel, sondern auch die Reihenfolge der Artikel im Lager erfasst. Somit passt sich die Reihenfolge der digitalen Inventurliste an den Echt-Situation des Lagers an. Nach Belieben lässt sich auch in der Software von AVISIO die Reihenfolge der Produkte nach dem Standort des Lagers einrichten.

So muss man nicht länger nach Artikeln suchen, sondern kann ganz bequem mit Tablet in der Hand sich durch das Lager bewegen und Artikel für Artikel zählen.


Die Inventur als laufender Prozess

Hinsichtlich der Frequenz von Inventuren gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. Manche Betriebe führen eine Inventur 1x im Jahr durch, andere orientieren sich stattdessen an der Saison, während bei wiederum anderen sogar auf Monatsbasis Inventuren durchgeführt werden. In der Warenwirtschaft der Zukunft wird dieser Inventurprozess neu interpretiert: So soll selektiv eine laufende Kontrolle für bestimmte Bereiche ermöglicht werden, ohne zwingend eine komplette Inventur durchzuführen. Z.B. kann eine Inventur des Weinlagers auf Monatsbasis Sinn ergeben, während eine Inventur des Kühllagers z.B. eher auf Saisonsbasis sinnvoll ist. Damit dies nochmals vereinfacht wird, kann mit AVISIO genau angesteuert werden, ob Soll-Bestände angezeigt werden. So kann schnell eine Inventur durch Übernahme der Soll-Bestände durchgeführt werden und nur Abweichungen müssen entsprechend eingetragen werden. Dies ist besonders sinnvoll bei einer monatlichen Kontrolle durch Abteilungsleiter. Soll hingegen ausführlicher gezählt werden, kann der Soll-Bestand auch ausgeblendet werden und Fokus auf die Zählung der Artikel gelegt werden.

Schnelle Auswertung

Bisher bestand der Inventurprozess aus einer mühseligen Übertragung von händisch notierten Zählungen in eine Excel Tabelle. Zumeist hat man die Einkäufe noch parat und kann somit einen jährlichen Verbrauch sich errechnen. Zu diesem Zeitpunkt hat man jedoch noch keine echte Kontrolle durchführen können – denn in den allermeisten Fällen fehlt ein entsprechender Soll-Bestand, der im Rahmen der Inventur gegengeprüft wird. Dies ändert sich mit AVISIO: Mit Abschluss des Zählprozesses werden Bestandskorrekturen sofort vorgenommen – das heißt jegliche Lagerbewegung in der Zukunft startet mit der korrekten Ausgangsmenge. Zudem kann sofort aufgezeigt werden, bei welchen Artikeln im Lager Diskrepanzen existieren und kann diesen Abweichungen sofort nachgehen.

Eine hochwertige Warenwirtschaftssoftware ist somit ein wichtiges Glied innerhalb der Prozesse eines Hotels und hilft dabei ein professionelles und erfolgreiches Warenwirtschaft zu betreiben.

Machen Sie sich selbst ein Bild davon, was die Warenwirtschaft der Zukunft kann und vereinbaren Sie eine Demo mit einem unserer Vertriebsmitarbeiter.

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